Planilha para fotógrafos e videomakers: o modelo que funciona e quando ela deixa de dar conta
Uma planilha bem montada segura bastante coisa. Aqui estão as quatro abas com as colunas de verdade, um job de exemplo preenchido, as fórmulas que ligam tudo e os sinais de que chegou a hora de trocar por um sistema.
A planilha que dá conta de um negócio de foto e vídeo tem quatro abas ligadas pelo código do job: Jobs (cliente, data, valor, status), Financeiro (cada parcela e cada custo), Agenda (gravação e entrega) e Equipamento (o que você tem, quanto vale e onde está). Abaixo estão as colunas de cada uma, um job de exemplo preenchido e as fórmulas que fazem as abas conversarem.
Ela deixa de dar conta quando o trabalho passa da sua memória: parcela esquecida, orçamento refeito do zero, lucro por job que ninguém sabe, equipamento que ninguém acha. Se nada disso aconteceu, continue nela. Se aconteceu, o CLAP, sistema de gestão para fotógrafos (e para videomakers), tem plano grátis pra sempre e cobre os mesmos quatro pedaços.
Um arquivo, quatro abas, uma chave
Comece por um arquivo só. Planilhas separadas de orçamento, financeiro e equipamento são o começo do problema: o mesmo job passa a morar em três lugares. Um arquivo, quatro abas e uma regra: cada job recebe um código curto (J001, J002...), igual em todas as abas. É o código que liga tudo.
| Aba | Cada linha é | Responde |
|---|---|---|
| Jobs | Um job | Quem é o cliente, quando é, quanto vale e em que pé está |
| Financeiro | Uma parcela ou um custo | Quanto entra, quanto sai e o que está atrasado |
| Agenda | Uma data | Quando grava, quando entrega e se dois jobs colidem |
| Equipamento | Um item | O que você tem, quanto vale hoje e onde está |
Não use o nome do cliente como chave. Dois "Casamento Silva" e a soma por job quebra. Nas tabelas a seguir vai um job fictício: o institucional do Café Aurora (J014), um vídeo de uma diária de gravação, fechado por R$ 6.000.
Aba 1, Jobs: uma linha por job
É a aba que você abre primeiro, e só guarda job aprovado. Quem ainda é pedido de orçamento mora numa lista à parte, como a do post sobre CRM para fotógrafos, com nove colunas pra isso.
| Coluna | O que anotar |
|---|---|
| Código | J014. Igual em todas as abas. |
| Cliente | Quem contrata, e quem paga, se for outra pessoa. |
| Contato | Quem decide e quem estará no local no dia. |
| Tipo | Casamento, ensaio, institucional, videoclipe, evento. |
| Data | O dia do job. Vários dias vão pra aba Agenda. |
| Status | Sempre as mesmas palavras: Aprovado, Gravado, Em edição, Entregue, Pago. |
| Valor fechado | O total combinado. |
| Entrega | A data prometida ao cliente, não a que você espera cumprir. |
| Equipe | Quem vai com você e a função de cada um. |
| Lucro | Fórmula que puxa da aba Financeiro. |
Como fica preenchida, com o J014 e dois jobs aprovados pro mesmo dia (já vai servir na aba Agenda):
| Código | Cliente | Contato | Tipo | Data | Status | Valor fechado | Entrega | Equipe | Lucro |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| J014 | Café Aurora | Marina (sócia) | Institucional | 18/09 | Entregue | R$ 6.000 | 10/10 | Assistente: Davi | R$ 4.700 |
| J015 | Família Souza | Carla (mãe) | Ensaio | 25/10 | Aprovado | R$ 900 | 08/11 | Eu | R$ 0 |
| J016 | Aniversário do Léo | Paula (mãe) | Evento | 25/10 | Aprovado | R$ 1.400 | 10/11 | Eu | R$ 0 |
O J015 e o J016 acabaram de ser aprovados e ainda não têm lançamentos no Financeiro, por isso o lucro aparece zerado. A coluna Valor fechado vem do orçamento aprovado: os itens, o sinal e a validade estão no modelo de orçamento de fotografia.
Aba 2, Financeiro: uma linha por parcela e por custo
Aqui o job vira dinheiro. Cada parcela a receber é uma linha do tipo Entrada, e cada custo é uma linha do tipo Saída, sempre com o código do job. A aba fica comprida e simples, e dá pra filtrar por job, por mês ou por atraso. O aprofundamento (custos fixos, os cinco números do mês, MEI) está em controle financeiro para fotógrafos e videomakers.
O J014 na aba Financeiro, com a situação conferida em 20/10:
| Job | Descrição | Tipo | Valor | Vencimento | Pago em | Situação |
|---|---|---|---|---|---|---|
| J014 | Sinal 1/3 | Entrada | R$ 2.400 | 01/09 | 01/09 | Pago |
| J014 | Parcela 2/3 | Entrada | R$ 2.100 | 18/09 | 19/09 | Pago |
| J014 | Parcela 3/3 (na entrega) | Entrada | R$ 1.500 | 15/10 | Atrasado | |
| J014 | Assistente (1 diária) | Saída | R$ 800 | 20/09 | 20/09 | Pago |
| J014 | Locação da lente | Saída | R$ 350 | 17/09 | 17/09 | Pago |
| J014 | Deslocamento e alimentação | Saída | R$ 150 | 18/09 | 18/09 | Pago |
Aba 3, Agenda: uma linha por data
A agenda da planilha não precisa substituir o calendário do celular. Ela tem uma função: mostrar quando dois jobs caíram no mesmo dia. Cada linha é uma data de gravação ou de entrega. Os vencimentos de parcela já estão no Financeiro, e copiar pra cá seria criar a segunda versão do mesmo dado. Pra separar os tipos de data em calendários com cores, veja agenda para fotógrafos e videomakers.
| Data | Job | Tipo | O que acontece | Quem | Conflito |
|---|---|---|---|---|---|
| 18/09 | J014 | Gravação | Chamada às 8h no café | Eu e Davi | |
| 10/10 | J014 | Entrega | Vídeo final enviado ao cliente | Eu | |
| 25/10 | J015 | Gravação | Ensaio no parque | Eu | Conflito |
| 25/10 | J016 | Gravação | Aniversário no salão | Eu | Conflito |
Aba 4, Equipamento: uma linha por item
É a aba que muita gente pula, e que faz falta na hora de comprar, de emprestar ou de fazer seguro. Anote o que cada item custou, quando foi comprado, quantos anos você acha que ele dura e onde ele está agora.
| Item | Categoria | Valor de compra | Data de compra | Vida útil (anos) | Valor hoje | Onde está | Último job |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Câmera mirrorless (corpo) | Câmera | R$ 12.000 | 10/03/2024 | 5 | R$ 5.727 | Mochila 1, em casa | J014 |
| Lente 24-70 mm f/2.8 | Lente | R$ 9.000 | 15/08/2023 | 8 | R$ 5.418 | Com o Davi, volta dia 22/10 | J014 |
| Kit de 2 painéis de LED | Luz | R$ 2.400 | 02/02/2025 | 5 | R$ 1.578 | Maleta de luz, em casa | J012 |
Planilha para videomaker: o que muda
A estrutura é a mesma. Mudam alguns pontos, porque job de vídeo tem mais gente e mais datas:
- Em Jobs: número de diárias, formato de entrega e rodadas de ajuste combinadas.
- Em Financeiro: uma linha de Saída por freela, com a diária e o dia do pagamento, e uma por custo de pós (editor, trilha).
- Em Agenda: uma linha por diária de gravação e uma por versão da entrega (corte 1, ajuste, final).
- Em Equipamento: a coluna Onde está pesa mais, porque vídeo move câmera, lente, áudio e luz entre várias pessoas.
O comparativo de ferramentas pra quem filma está em sistema de gestão para videomaker.
Google Planilhas ou Excel?
Pra esse modelo os dois servem. O site do Google diz, em outubro de 2026, que qualquer pessoa com uma Conta do Google pode usar o Planilhas, que dá pra criar e editar planilhas sem conexão de internet, que a edição colaborativa deixa várias pessoas trabalharem ao mesmo tempo e que o histórico de revisões permite voltar a versões mais antigas. O da Microsoft descreve o Excel para a Web como gratuito, com colaboração online em tempo real, e avisa que os arquivos devem ser salvos e compartilhados do OneDrive.
As fórmulas deste post estão em português (SOMASES, HOJE, CONT.SES, MÁXIMO). Se a sua planilha estiver em inglês, viram SUMIFS, TODAY, COUNTIFS e MAX, e o separador pode ser vírgula em vez de ponto e vírgula.
Planilha ou sistema de gestão: 6 sinais de que ela parou de dar conta
Usei uma planilha assim durante anos, e ela me serviu bem até os jobs começarem a se sobrepor. A aba de equipamento dizia que a lente 24-70 estava na mochila. Estava com um freela desde a semana anterior. Abri a mochila na manhã do job e ela não estava lá. A planilha não errou: eu é que não tinha atualizado, porque ninguém atualiza uma aba com a câmera na mão e o cliente esperando.
Foi quando entendi que o problema não era a fórmula. Era depender de eu lembrar de abrir e de digitar. Se dois dos sinais abaixo já aconteceram com você neste ano, vale testar outra ferramenta.
- Duas pessoas, duas versões. Edição simultânea funciona, como o Google e a Microsoft descrevem. O sinal não é técnico: é o "final_v3" que circula no WhatsApp, e o freela que só precisava saber a diária e a data dele receber o arquivo com o seu lucro junto.
- Parcela esquecida. A fórmula marca "Atrasado", mas só pra quem abriu a aba. Se você descobre o atraso olhando o extrato, o aviso não chegou a você. A régua de cobrança está em como cobrar cliente que não paga.
- Orçamento refeito do zero. Todo orçamento nasce copiando o do cliente anterior e trocando valores à mão. Cada cópia é uma chance de levar um item ou um valor que não era daquele job.
- Lucro por job que ninguém sabe. A fórmula de lucro só é verdadeira se todo custo foi lançado. O freela cobra depois, a locação fica pra semana seguinte, e o número da planilha é otimista.
- Equipamento que ninguém sabe onde está. A lente da minha história. Com mais de uma pessoa levando equipamento, a coluna Onde está desatualiza no primeiro empréstimo.
- Dado que você precisa no celular, no set. Abrir uma aba de dez colunas em pé, com sol na tela, é consulta, não é gestão. O telefone de quem cuida do local, o horário da chamada e a diária do freela precisam estar a um toque, não a três rolagens de lado.
Quer testar com um job de verdade?
Pegue o último job que você fechou e monte ele no CLAP: contato, orçamento, data na agenda e financeiro. Numa tarde você sabe se faz sentido.
Grátis pra sempre, sem cartão.
Quando a planilha continua bastando
A planilha não é um estágio a superar. Ela basta quando:
- você trabalha sozinho, ou com um parceiro que usa a mesma convenção que você;
- os jobs não se sobrepõem, então a memória ainda dá conta do que está aberto;
- o cliente aprova por mensagem ou por PDF e isso resolve pra você;
- você abre o arquivo toda semana e responde as quatro perguntas abaixo em poucos minutos.
Esse é o teste de segunda-feira. Abra só a planilha e responda: quanto me devem e o que está atrasado? Quais datas vêm nos próximos 14 dias? Qual dos últimos três jobs deu mais lucro? Onde está cada item de equipamento? Se as quatro saem sem abrir o WhatsApp, a planilha está dando conta. Se duas ficam sem resposta, o problema não é você.
Existe o meio-termo: manter a planilha pro financeiro, onde ela é mais forte, e tirar dela só o que ela faz mal. E montar as quatro abas tem uma vantagem: depois você sabe o que cobrar de qualquer sistema.
Onde o CLAP entra, e onde não entra
O CLAP é um sistema de gestão web pra fotógrafos, videomakers e produtoras. Funciona no celular e no computador, com o mesmo login e sem instalar. O plano Free, grátis pra sempre e sem cartão, tem pipeline visual de jobs, financeiro, agenda, equipamentos, contatos e orçamento com link público de aprovação. Por onde cada aba da planilha entra:
- Jobs: um pipeline visual de jobs, com os contatos (cliente, freela e fornecedor) na mesma página.
- Financeiro: entradas, custos e parcelas de cada job.
- Agenda: espelha a produção em quatro agendas do Google (Jobs, Entregas, Pagamentos e Lembretes), e os compromissos do Google aparecem no CLAP só pra leitura.
- Equipamento: o seu gear, com depreciação automática por categoria, mostrando o patrimônio e quanto ele já depreciou.
- Orçamento: o cliente abre um link e aprova, no lugar do PDF no WhatsApp. O orçamento mostra equipe, equipamento, total, parcelas, prazos e validade.
Toda conta nova começa com 14 dias de Pro, que acrescenta orçamento com IA, Ordem de Serviço, equipe e freelas no job e personalização do orçamento.
O que o CLAP não faz: não cobra o cliente nem processa pagamento, não emite nota fiscal, não faz contabilidade, não gera contrato nem tem assinatura eletrônica e não entrega arquivos (não é galeria de fotos). Também não é um CRM de funil de vendas e não tem app nas lojas, porque é web. Quem ainda precisa só de uma lista de pedidos de orçamento segue bem com a planilha.
Se for trocar, não troque no meio da temporada. Comece por um job só e migre os outros na entressafra. A visão completa do que um sistema precisa resolver está em sistema de gestão para fotógrafos.
Perguntas frequentes
Qual a melhor planilha para fotógrafos?
A que você atualiza toda semana. O modelo que funciona tem quatro abas ligadas pelo código do job: Jobs, Financeiro, Agenda e Equipamento. Dá pra montar no Google Planilhas ou no Excel em uma tarde, e as colunas de cada aba estão neste post.
O que uma planilha de controle de jobs precisa ter?
Uma linha por job, com código, cliente, data, status, valor fechado e prazo de entrega. E uma aba de financeiro com uma linha por parcela e por custo, sempre com o código do job. Com os dois lados ligados pelo código, uma fórmula calcula o lucro de cada job.
Google Planilhas ou Excel: qual serve melhor pra fotógrafo?
Pra esse uso os dois servem. O site do Google diz que qualquer pessoa com Conta do Google pode usar o Planilhas, inclusive sem conexão de internet. O da Microsoft descreve o Excel para a Web como gratuito, com colaboração online em tempo real e arquivos salvos no OneDrive. Fique com o que você já abre todo dia.
Quando trocar a planilha por um sistema de gestão?
Quando dois ou mais sinais já aconteceram: cópias diferentes do arquivo, parcela esquecida, orçamento refeito do zero, lucro por job que você não sabe, equipamento sem paradeiro ou dado que você precisa no celular, no set. Se nenhum aconteceu, a planilha basta. O CLAP tem plano Free grátis pra sempre, sem cartão, pra testar com um job real.
Planilha para videomaker é diferente da de fotógrafo?
A estrutura é a mesma, e mudam algumas colunas: número de diárias, equipe por função com a diária de cada um, versões da entrega e rodadas de ajuste combinadas. Como um vídeo costuma ter mais de uma data de entrega, a aba Agenda ganha uma linha por versão.
Como calcular o lucro de cada job na planilha?
Lance cada parcela como Entrada e cada custo como Saída na aba Financeiro, sempre com o código do job. Na aba Jobs, some as entradas do job e subtraia as saídas com a função SOMASES. O resultado é o que sobra antes de imposto e custos fixos, que você olha à parte.
Faça o próximo orçamento com a conta pronta
Equipe, equipamento, diárias e extras num orçamento só. O cliente aprova por link.
Grátis pra sempre, sem cartão.
Videomaker e fundador do CLAP. Criou a plataforma depois de anos organizando orçamento, equipe e equipamento no WhatsApp e na planilha.
Fontes
Google Planilhas: Conta do Google, uso offline, edição colaborativa e histórico de revisões (outubro de 2026)
Microsoft: Word, Excel e PowerPoint na Web, grátis, com colaboração online e arquivos no OneDrive (outubro de 2026)