Sistema para produtora audiovisual: o que precisa ter pra tocar vários jobs ao mesmo tempo

Um job a gente segura na cabeça. Três ao mesmo tempo, não

Quando eu tocava a produtora, o aperto nunca era um job difícil. Era a semana com três jobs sobrepostos: a gravação de um, a entrega de outro e o evento do terceiro, com metade da mesma equipe e o mesmo kit de câmera.

Cada job, sozinho, cabia numa planilha. O problema era o que passava entre eles: o operador prometido pros dois, a diária que eu não lembrava se já tinha pago, a data segurada pra um cliente que ainda não tinha aprovado. Produtora não sofre de falta de organização por job, e sim de falta de visão entre jobs. Toda segunda de manhã as perguntas são estas:

Se a ferramenta não responde três dessas sem você abrir mais de uma planilha, ela organiza tarefas, não a produtora.

As 7 coisas que o sistema de uma produtora precisa cobrir

1. Orçamento que já sabe o que é equipe e equipamento. Funções com diária multiplicada pelas datas, logística, imposto, desconto e parcelas. O modelo de orçamento de vídeo mostra a anatomia.
2. Proposta que o cliente aprova por link. Aprovação por áudio não tem valor nem data. Você precisa saber se ele abriu e o que respondeu.
3. Ordem de serviço pro freela. Função, tarefas, data e valor, com o aceite dele registrado.
4. Equipamento reservado nas datas. O mesmo item passa por vários jobs, e o sistema precisa avisar quando duas reservas se batem.
5. Agenda única. Gravação, entrega e pagamento no mesmo calendário. É nela que você confere data e equipe antes de montar a ordem do dia de cada diária.
6. Financeiro por job. Parcelas viram contas a receber, o custo de cada freela vira conta a pagar, e a margem aparece antes de você dizer sim.
7. Custos fixos do mês. Aluguel, software, contador e a folha de PJ do time fixo, como contas que se repetem.

O freela que pergunta "quanto vou receber mesmo?"

Toda produtora tem um freela que, dois dias antes da gravação, manda a mensagem: "qual era o valor mesmo?". A resposta estava num áudio, num grupo com 400 mensagens ou na planilha de outro job. Ele não desconfia de você: só não tem onde olhar.

Pra equipe que muda a cada job, o que resolve é um documento por pessoa e por job, com função, tarefas, data e valor, e o aceite do freela. Um "beleza" no WhatsApp não é registro. No CLAP isso é a ordem de serviço por link (PRO): o freela abre, vê tudo e aceita ali mesmo. O custo dele entra como conta a pagar do job.

Pra decidir quanto pagar por função, a tabela Sindcine é a referência de piso do mercado formal. Vale pra quem contrata por produtora registrada no sindicato, mas serve de régua pra qualquer conversa de cachê.

A lente prometida pra dois jobs na mesma data

Já prometi a mesma lente pra dois jobs no mesmo dia. Descobri na véspera, montando a mala. A planilha de equipamento existia, o orçamento também, mas um não falava com o outro.

Numa produtora o equipamento é compartilhado: o mesmo kit passa por vários jobs, e a conta só fecha se alguém sabe onde cada item está em cada data. No CLAP, o equipamento do orçamento fica reservado nas datas do job, e o sistema avisa quando há conflito. O catálogo tem mais de 1.500 itens, com foto e diária sugerida, e você não digita o equipamento do zero a cada proposta.

Financeiro por job: saber a margem antes de dizer sim

A planilha financeira de uma produtora costuma ter duas colunas: o que entrou e o que saiu. Falta a terceira: de qual job. Sem ela, o mês fecha no azul e você não sabe qual job pagou a conta do outro. Um exemplo com números ilustrativos:

O número que importa não é o total do orçamento, é a última linha. No CLAP, as parcelas do orçamento aprovado viram contas a receber, o custo da equipe vira conta a pagar, e a margem projetada fica no topo do orçamento, ao lado da receita e do custo. O aviso vem um dia antes do vencimento, no dia e no atraso.

Depois vem a folha de PJ do fim do mês: o time fixo, o contador, o software, o espaço. Esses custos não são de job nenhum, e por isso costumam ficar de fora da conta. Lançados como custos que se repetem todo mês, entram no mesmo financeiro. O CLAP não faz folha CLT nem calcula encargos: guarda o valor mensal de cada custo fixo como conta a pagar recorrente.

Planilha, Trello, Notion, CRM e ERP: onde cada um para numa produtora

Na tabela, ✓ é "faz de fábrica", ◐ é "dá pra montar, mas você constrói e mantém" e ✕ é "não faz, ou o site oficial não descreve". Na coluna do ERP, vale só o que a página do Conta Azul descreve: financeiro, nota fiscal, estoque, vendas e clientes. Pra quem trabalha sozinho, o comparativo para videomaker faz a mesma conta.

Repare na linha da nota fiscal: o ERP emite e o CLAP não. Pra produtora que fatura todo mês, a conta honesta costuma ser o sistema de produção mais o emissor de nota que você já usa.

Planilha e WhatsApp

Com três jobs, orçamento, equipamento e financeiro viram três verdades em três planilhas. O combinado acontece no WhatsApp e some nele. Seguem úteis como canal, não como registro.

Trello

Bom pra ver a etapa de cada job, como num quadro de pós-produção. O plano grátis serve pra até 10 colaboradores e 10 quadros por área de trabalho, limite que uma produtora com time fixo mais freelas alcança rápido. Calendário, linha do tempo e tabela aparecem no Premium, a US$ 10 por usuário ao mês no plano anual. Orçamento, diária e financeiro você monta por conta própria.

Notion

Dá pra ligar jobs, equipe e financeiro num banco de dados só. O trabalho é seu: cálculo de diária, proposta pro cliente e aviso de atraso não vêm prontos. No plano grátis, o espaço com mais de um membro tem limite de blocos, 10 convidados externos e arquivos de até 5 MB. Os pagos custam US$ 10 (Plus) e US$ 20 (Business) por membro ao mês.

CRM de vendas (Pipedrive, HubSpot e similares)

O CRM cuida do funil: lead, proposta enviada, negócio fechado. Termina onde a produção começa, e depois do "fechou" não sabe de equipe, diária, equipamento nem das contas a pagar do job. O Pipedrive, por exemplo, não tem plano grátis permanente, só 14 dias de teste, e orçamentos, propostas e contratos aparecem só no Premium, a US$ 49 por usuário ao mês no plano anual.

ERP de pequena empresa (como o Conta Azul)

O ERP resolve o que toda empresa precisa: financeiro de entradas e saídas, emissão de NF-e e NFS-e, estoque, vendas e clientes. A página inicial do Conta Azul não descreve orçamento por função e diária, ordem de serviço pro freela nem reserva de equipamento por data. Pra produtora, o ERP costuma ser o lado fiscal, não o lado do job.

Ferramenta gringa de pré-produção (StudioBinder)

É forte no set: segundo o site, tem roteiro, breakdown, mood board, shot list, storyboard, call sheet, calendário e contatos. A lista de recursos não inclui orçamento por diária nem financeiro por job, e o site é todo em inglês. Convive bem com um sistema de gestão: uma planeja o set, a outra toca a operação.

Onde o CLAP entra, e onde não entra

O CLAP foi feito pra essa sequência de etapas, na ordem em que ela acontece num job de videomaker ou de produtora enxuta:

• Orçamento: funções da equipe, equipamentos, diárias multiplicadas pelas datas, logística, insumos, imposto, taxa da produtora, desconto e parcelas.
• Proposta: o cliente abre por link, com a sua logo, cores e layout (a personalização é do PRO), e aprova ou pede ajuste ali mesmo. Você vê quando ele abriu.
• Equipe: ordem de serviço por link pra cada freela, com função, tarefas, data e valor (PRO). Clientes, freelas fixos e fornecedores ficam nos contatos.
• Equipamento: reservado nas datas do job, com aviso de conflito.
• Agenda e entregas: gravações, entregas e pagamentos no mesmo calendário, espelhado no Google Agenda. O cliente aprova a versão ou pede ajuste pelo link.
• Financeiro: contas a receber e a pagar por job, custos fixos do mês como recorrentes e margem projetada.

O que o CLAP não faz: não cobra o cliente por você (sem pagamento online nem Pix integrado), não emite nota fiscal, não colhe assinatura eletrônica, não hospeda nem entrega os arquivos do vídeo, não faz folha CLT e não faz roteiro, decupagem ou storyboard. Pra contrato, o modelo de contrato de videomaker continua valendo, fora do sistema.

O limite de equipe: o PRO aceita até 3 usuários na mesma conta. Se mais de três pessoas da produtora vão mexer no sistema, esse é o teto de hoje. Como a ordem de serviço é do PRO, teste nos 14 dias de PRO que toda conta nova ganha. Depois deles, o plano grátis não tem prazo e não pede cartão.

Como testar qualquer sistema com a sua semana mais cheia

Vale pro CLAP e pra qualquer outro. Não teste com job inventado: pegue a semana mais apertada do último mês, com jobs sobrepostos, onde a ferramenta atual falhou.

1. Monte os jobs sobrepostos com as mesmas datas. Se o conflito de equipamento não aparece, o sistema não resolve o seu problema.
2. Refaça o orçamento de um deles do zero. Compare o tempo com o da planilha na segunda tentativa, não na primeira.
3. Mande uma ordem de serviço pra um freela de verdade e veja se ele entende tudo sem te chamar no WhatsApp.
4. Lance as parcelas, os custos e os custos fixos do mês e confira se margem e fechamento batem com a sua conta e o seu extrato.
5. Liste o que continua fora e quem resolve: nota fiscal, assinatura, entrega dos arquivos. E conte quem vai mexer no sistema.

Use por uma semana antes de migrar tudo: trocar de ferramenta no meio da temporada mais cheia é pedir pra esquecer alguma coisa. Pra montar os valores do orçamento, a conta de quanto cobra um videomaker é um bom ponto de partida.

Perguntas frequentes

Escrito por Álvaro Rasteli

Videomaker e fundador do CLAP. Criou a plataforma depois de anos organizando orçamento, equipe e equipamento no WhatsApp e na planilha.

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Fontes
Trello: planos e preços (outubro de 2026)
Notion: planos e preços (outubro de 2026)
Pipedrive: planos e preços (outubro de 2026)
Conta Azul: página inicial e recursos do ERP (outubro de 2026)
StudioBinder: página inicial e recursos (outubro de 2026)